23/02/2021
Escriturar un inmueble en Colombia requiere una serie de documentos esenciales tanto para la preparación como para la firma final. Este proceso, aunque puede parecer complejo, se simplifica con una comprensión clara de la documentación necesaria. A continuación, se detalla la documentación para diferentes tipos de inmuebles y situaciones.
Documentos para la escrituración de un inmueble (general)
La documentación necesaria para escriturar un inmueble varía según las circunstancias específicas de cada caso, pero la mayoría de las situaciones requieren lo siguiente:
I. Documentos de Identificación y Estado Civil:
- Fotocopia de los documentos de identificación de los comparecientes: Cédula de Ciudadanía (para colombianos), Cédula de Extranjería (para extranjeros residentes), o Pasaporte y documentación que acredite la permanencia regular en el país (para extranjeros no residentes).
- Manifestación del Estado Civil: Se debe declarar el estado civil de cada parte (soltero, casado, divorciado, viudo, unión marital de hecho) y, en caso de ser casado, el estado de la sociedad conyugal (vigente, disuelta o liquidada).
II. Representación Legal:
- Acreditación de la representación (si aplica): Si alguna de las partes está representada por un apoderado, se requiere un poder debidamente otorgado, con los requisitos y formalidades legales. También se necesita documentación que acredite la representación legal, como certificado de Cámara de Comercio, acto de nombramiento, acta de posesión o certificado expedido por la autoridad competente.
- Documentación para menores de edad (si aplica): Registro civil de nacimiento y/o certificación de parentesco. En caso de transferencia de bienes de un menor, se necesita autorización judicial o escritura pública que autorice la transferencia.
III. Documentación del Inmueble:
- Copia de la escritura pública de adquisición: Para verificar la tradición anterior y linderos del inmueble.
- Certificado de tradición y libertad: Lo más reciente posible (vigencia no mayor a 30 días). Es crucial para constatar la titularidad y la ausencia de gravámenes.
- Recibo de pago del impuesto predial del año en curso: Comprobante del pago de los impuestos correspondientes al inmueble.
- Paz y salvo de valorización: Certificación que indica que no se debe valorización en el municipio donde se ubica el inmueble (en Bogotá, expedido por el IDU).
- Paz y salvo de contribución a expensas comunes (para propiedad horizontal): Comprobante que acredita el pago de las cuotas de administración.
- Boletín de nomenclatura (si aplica): Si se requiere actualización de la información catastral.
IV. Financiación:
- Carta de aprobación del crédito (si aplica): En caso de compra con financiación, se debe presentar la aprobación del crédito por parte de la entidad financiera.
V. Otros Documentos:
- Acta del órgano directivo (si aplica): Autorización de la Asamblea de Accionistas, Junta de Socios o Junta Directiva, cuando la naturaleza o cuantía del acto lo exija.
- Comprobantes fiscales: Documentación que respalda las transacciones financieras relacionadas con la operación.
- Expresar el valor del acto: El valor declarado influye en el cálculo de los impuestos.
Documentos para la firma de la escritura de venta de un inmueble
Una vez reunida la documentación anterior, se procede a la firma de la escritura. A continuación, se detallan los documentos necesarios para este paso, organizados por responsable y con una breve descripción:
| Documento | Responsable | Formato | Razón | Obligatorio |
|---|---|---|---|---|
| Copia de la escritura del inmueble comprado | Vendedor | Digital o físico | Para verificar linderos | Depende de la Notaría |
| Promesa de compraventa | Inmobiliaria | Digital o físico | Consta el valor del negocio y datos de las partes | Recomendado |
| Certificado de Tradición y Libertad (vigencia <30 días) | Vendedor | Digital o físico | Revisa la tradición e identifica gravámenes | Sí |
| Último impuesto predial cancelado | Vendedor | Digital o físico | Requerido por ley | Sí |
| Paz y salvo de valorización | Vendedor (Inmobiliaria en Bogotá) | Digital o físico | Requerido por ley | Sí |
| Paz y salvo de administración (propiedad horizontal) | Vendedor (Inmobiliaria con autorización) | Digital o físico | Confirma el pago de expensas | Si/No (con cláusula de solidaridad) |
| Manifestación del estado civil | Comprador y Vendedor | En la promesa o correo | Define la sociedad conyugal y afectación a vivienda familiar | Sí |
| Fotocopias originales de cédulas | Comprador y Vendedor | Físico | Identificación de las partes | Sí |
| Certificado de Cámara de Comercio (si aplica) | Empresa involucrada | Físico (vigencia <30 días) | Información de la empresa | Si aplica |
| Poder general con vigencia o poder especial | Parte apoderada | Físico | Autorización para la representación | Si aplica |
Documentos para escriturar un lote
La escrituración de un lote requiere, en general, los mismos documentos que la de una vivienda, con algunas particularidades:
- Plano del lote: Indispensable para la correcta identificación del inmueble.
- Certificado catastral: Información detallada sobre las características del lote.
- Información sobre linderos y colindancias: Descripción precisa de los límites del lote.
Es fundamental tener en cuenta que esta información es de carácter general. Se recomienda consultar con un notario o abogado especializado para obtener asesoría legal y asegurarse de contar con toda la documentación necesaria para cada caso específico. La legislación colombiana puede sufrir cambios, por lo que se aconseja mantenerse actualizado sobre las normativas vigentes.
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